経理の外注で失敗する飲食店の共通点|「丸投げ」と「任せる」の決定的な違い

共通点①：すべてを「丸投げ」してしまう

「お金を払っているんだから、全部やってもらって当然」という考えで、領収書の整理もせず、売上データの提出も遅れがちな店は失敗しやすい傾向にあります。

外注先は魔法使いではありません。
基本的な資料が揃っていなければ、正確な帳簿を作成することはできません。税理士や経理代行先との間で起こるトラブルの多くは、こうした「業務範囲の認識のズレ」から生じています。

【丸投げの典型例】

• 領収書を封筒に入れて月末にまとめて送るだけ
  
  
• 売上データの集計すらしていない
  
  
• 通帳記帳も未了
  
  
• 質問されても「わからない」で済ませる
  
  
• 月次報告書を見ない、理解しようともしない

こうした状態では、外注先は推測で処理せざるを得ず、結果として不正確な帳簿になったり、税務調査で問題が発覚したりするリスクが高まります。最終的な責任は経営者にあるため、「知らなかった」では済まされません。

共通点②：期待値が曖昧で具体性がない

「経理を外注すれば楽になる」という漠然としたイメージだけで契約すると、必ず期待とのギャップが生まれます。

【よくある期待値のズレ】

• 「経理を外注すれば、お金の悩みがなくなる」
  → 資金繰りの判断は経営者の仕事
  
  
• 「税理士に任せれば節税できる」
  → 日々の記帳精度が節税の基礎
  
  
• 「月次報告で経営改善できる」
  → 報告書を読み解く力が必要
  
  
• 「全部デジタル化してくれる」
  → 元データの用意は経営者側の仕事

東京商工リサーチの調査によれば、2023年の飲食業倒産は893件と過去最多を記録しました。コロナ禍から業績が回復していない飲食業者は資金繰りに苦慮しており、食材費や光熱費の高騰、人件費の上昇など、飲食業者の収益を圧迫する課題は山積しています。

こうした資金繰りや収益性の問題は、正確な数字の把握なしには改善できません。外注によって正確な帳簿が整えば、どこに問題があるのか、何を改善すべきかが明確になっていきります。

共通点③：資料の提出方法が整っていない

外注先の作業効率を大きく左右するのが、資料の出し方です。
整理されていない資料は、外注先の処理時間を何倍にも膨らませます。

【問題のある資料提出の例】

• 領収書とレシートが月別・日付順になっていない
  
  
• 個人的な買い物と事業の経費が混在
  
  
• 手書きメモが判読不能
  
  
• 請求書と領収書が区別されていない
  
  
• デジタルデータと紙が混在し、どちらが正か不明
  
  
• 現金出納と通帳の動きが紐づけられていない

外注を成功させるには、資料の提出ルールを明確にすることが重要です。どの資料を、いつまでに、どのような形式で渡すかを最初に決めておけば、双方がスムーズに作業を進められます。

また、バックオフィス業務の効率化においては、業務プロセスの標準化が効果的です。資料の形式や提出方法を統一することで、外注先も一定のやり方で効率的に作業でき、結果として正確な帳簿作成につながります。

丸投げとは：無責任な業務の放棄

「丸投げ」とは、自分の責任を放棄し、相手に対して結果だけを求める姿勢のことです。

【丸投げの特徴】

• 何も準備せずに全部相手に押し付ける
  
  
• 自分がやるべきことを理解していない、理解しようともしない
  
  
• 必要なコミュニケーションを取らず、質問にも答えない
  
  
• プロセスには関心がなく、結果だけを要求する
  
  
• 問題が起きたら「外注先のせい」と責任転嫁する
  
  
• 契約内容や業務範囲を確認しない

丸投げの背景には「お金を払っているのだから何でもやってくれるはず」という誤解があります。しかし、経理代行サービスは「魔法」のサービスではなく、提供された情報をもとに正確な帳簿を作る「専門技術」です。

任せるとは：信頼に基づく協働関係

一方、「任せる」とは、役割分担を明確にした上で、専門家の力を活用する姿勢のことです。

【任せるの特徴】

• 役割分担を理解し、自分の責任を果たす
  
  
• 定期的に情報共有し、疑問点は都度確認する
  
  
• 契約範囲を理解し、追加依頼は別途相談する
  
  
• 外注先の提案に耳を傾け、一緒に仕組みを作る
  
  
• 月次報告を真剣に読み、不明点は素直に質問する
  
  
• 改善提案を歓迎し、柔軟に業務フローを見直す

ルール①：業務範囲の明確化

最も重要なのは、「誰が何をするか」を具体的にリスト化することです。

【外注する業務の例】

• 日々の仕訳入力(領収書・請求書からの転記)
• 月次決算書の作成
• 試算表の作成と報告
• 給与計算と給与明細の発行
• 年末調整業務
• 法定調書の作成
• 確定申告書の作成と提出
• 税務相談への対応

【自社(経営者)で行う業務の例】

• 日々の売上記録(POSデータ、日報など)
• レジ締め・現金管理
• 領収書・レシートの受領と初期分類
• 通帳記帳
• 請求書の発行・管理
• 資料の期日内提出
• 振込・支払いの実行
• 経営判断(仕入先変更、値上げなど)

業務範囲を文書化し、双方で合意しておくことで、「これもやってくれると思っていた」というギャップを防げます。

ルール②：資料提出のルール

外注先が効率的に作業できるよう、資料提出の「期限・形式・分類方法」を決めておきます。

【提出期限の設定例】

• 売上データ
  → 翌月5営業日以内にExcelまたはCSVで提出
  
  
• 領収書・レシート類
  → 翌月10日までに郵送またはスキャンデータで提出
  
  
• 通帳コピー
  → 翌月3営業日以内にPDFで送付
  
  
• クレジットカード明細
  → 翌月8日までにPDFで提出
  
  
• 給与計算データ
  → 毎月25日までに提出

【分類方法の例】

• 食材費
• 消耗品費
• 水道光熱費
• 通信費
• 広告宣伝費
• その他

社内ルールを念頭に置いた情報ではありますが、中小企業支援サイトJ-Net21(中小企業基盤整備機構運営)のバックオフィス業務改善に関するQ&Aでも、「依頼手順のマニュアル化」の重要性が指摘されています。

📖 出典：🔗 J-Net21｜ビジネスQ&A｜中小企業はバックオフィスの業務改善にどう取り組むべきでしょうか

ルール③：コミュニケーション頻度

定期的な情報共有の仕組みを作ります。

【定例ミーティング】

• 月次報告会
  → 毎月15日前後、30分〜1時間
  
  
• 四半期レビュー
  → 3ヶ月ごと、経営数字の振り返り
  
  
• 年次計画
  → 年1回、次年度の方針確認

【日常的なコミュニケーション】

• 質問対応
  → チャットまたはメールで随時(24時間以内返信)
  
  
• 緊急時
  → 電話連絡可能な時間帯を設定
  
  
• 報告書送付
  → メールで送付、重要事項は電話フォロー

適切なコミュニケーション頻度は、信頼関係の構築に不可欠です。

ルール④：費用と追加料金の基準

料金体系を明確にし、後からの「こんなはずじゃなかった」を防ぎます。

【料金体系の例】

料金体系を契約書で明確にしておくことで、双方が安心して業務を進められます。

ルール⑤：トラブル時の対応

万が一のトラブルに備え、責任範囲と対応方法を決めます。

【経営者側の責任】

• 提出資料の正確性(売上データ、領収書の真正性)
• 期日内提出の遵守
• 虚偽申告や脱税意図の排除

【外注先の責任】

• 提出された資料に基づく正確な仕訳
• 税法に則った処理
• 期日内の成果物納品
• 守秘義務の遵守

ちなみに、税理士法第1条では、税理士は「独立した公正な立場」で「納税義務の適正な実現を図る」ことが使命とされています。この使命を果たしてもらうためには、税理士が適切な業務を行うための資料を、依頼者側が適時・適切に提供することが前提となります。

そのため、税理士との外注契約では、業務範囲と責任分界を契約書で明確にすることが重要です。どこまでが税理士の責任で、どこからが依頼者の責任なのかを最初に決めておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

Step1：現在の業務フローを可視化する

まず、毎月行っている経理業務を紙に書き出します。

【業務フロー例】

1. 【毎日】POSレジで売上を記録
   
   
2. 【毎日】経費の領収書・レシートを受け取る
   
   
3. 【毎日】現金の入出金を記録
   
   
4. 【週1回】領収書を分類・整理
   
   
5. 【月末】売上データを集計
   
   
6. 【月末】通帳記帳
   
   
7. 【翌月5日】外注先に資料を送付
   
   
8. 【翌月10日】外注先が仕訳・帳簿作成
   
   
9. 【翌月15日】月次報告を受ける
   
   
10. 【翌月20日】報告内容を確認、質問
    
    
11. 【年1回】確定申告準備・提出

この流れを整理することで、どこに時間がかかっているか、どこでミスが起きやすいかが見えてきます。

Step2：各工程の担当者を決める

各ステップについて、「自社」「外注先」「協働」を明確にします。

「協働」の部分は、特にコミュニケーションが重要になります。

Step3：チェックリストを作成する

毎月の業務がスムーズに進むよう、双方のチェックリストを作ります。

◉ 経営者側チェックリスト(毎月)

• 売上データを日別・商品別に集計した
  
  
• 領収書を決済種別ごとに分類した
  
  
• クレジットカード明細をダウンロードした
  
  
• 通帳を記帳し、コピーまたはスキャンした
  
  
• 給与データをまとめた
  
  
• わかりづらい取引についてメモを作成した
  
  
• 資料を期限(○○日)までに送付した
  
  
• 前月の月次報告書を確認し、質問事項をまとめた

◉ 外注先側チェックリスト(毎月)

• 資料を受領し、不足がないか確認した
  
  
• 不明点を経営者に質問した
  
  
• 質問への回答を受け、仕訳入力を完了した
  
  
• 月次決算書を作成した
  
  
• 前月との比較分析を行った
  
  
• 気になる数字の変動を確認した
  
  
• 報告書を作成し、送付した
  
  
• 報告会の日程を調整した

チェックリストは、業務の抜け漏れを防ぐだけでなく、習慣化にも役立ちます。

Step4：定期的に見直す

責任分界は、一度決めたら終わりではありません。運用しながら改善していきます。

見直しのタイミング:

• 導入後1ヶ月
  → 初期の問題点を洗い出し
  
  
• 3ヶ月後
  → 業務フローの最適化
  
  
• 半年後
  → 費用対効果の検証
  
  
• 1年後
  → 契約内容の見直し

外注契約は一度決めたら終わりではなく、定期的な見直しが重要です。業務内容の変化、外注先のサービス品質、コストパフォーマンスなどを定期的にチェックすることで、より効果的な外注関係を維持できます。

見直しのタイミングとしては、年1回の契約更新時期や、業務量が大きく変化したタイミングが適しています。外注先との定期的なコミュニケーションを通じて、お互いの期待値を調整し続けることが、長期的な信頼関係の構築につながります。