属人化した業務が経営リスクに？今すぐできる「仕組み化」の第一歩

1. 属人化とは？経営に及ぼす深刻な影響

「この業務は◯◯さんにしかできない」と言われる業務、あなたの会社にもありませんか？
特定の社員に依存した業務体制（属人化）は、経営にとって大きなリスクです。

属人化が引き起こす主な問題

• 業務のブラックボックス化
  → 突然の退職・休職で業務が停止するリスク
  
• 経営判断の遅れ
  → 必要な情報が個人に依存し経営陣に届かず、経営判断が遅れる
  
• 社員の負担増加
  → 一部の社員に業務が集中し、離職リスクが高まる

例えば、営業担当が一人しかいない会社では、その人が休めば売上に直結するという問題が発生します。 また、経理業務が特定の社員だけに依存していると、不在時に入出金や会計処理が滞るなどの問題が生じます。

こうしたリスクを回避するためには、「仕組み化」により業務を標準化することが求められます。

2. 仕組み化のメリット：属人化を防ぐことで得られる3つの成果

(1) 業務の標準化で生産性向上

業務手順を統一することで、誰が担当しても同じ品質で業務が遂行できるようになります。

• 業務マニュアルの作成
  → 誰でも迷わず業務を進められる
  
• システムの導入
  → 手作業を減らし、業務効率を向上
  
• 役割分担の明確化
  → 特定の社員に負担が集中しない仕組み作り

(2) 人材育成のスピードアップ

属人化した業務は引き継ぎが難しくなりがちですが、仕組み化すれば引き継ぎ候補者に対する教育がスムーズになります。

• チェックリスト方式の教育マニュアル導入
  → OJTの負担を軽減
• 研修プログラムと業務手順書の整備
  → 短期間で業務を習得可能に

(3) 経営の安定化と企業の成長

業務の属人化を解消すると、企業の持続的な成長につながります。

• リスク管理の強化
  → 退職・休職時でも業務が滞らない
• 新規事業・業務拡大への対応
  → 仕組み化によりスムーズな事業拡大が可能

3.属人化のメリットもある？「信頼される社員が多くの業務を担う強み」

属人化はリスクを伴いますが、一方で「信頼される社員が、幅広い業務を高い精度で担っている」ことには、メリットもあります。

• 専門性を活かした高いパフォーマンスが期待できる
• 顧客との関係を深め、信頼を得やすい
• 業務処理における意思決定が早く、業務をスムーズに回せる

こうしたメリットを持つ社員は、「仕組み化のリーダー」として活躍できる存在でもあります。

したがって、すべてを均一化するのではなく、「チームで共有すべき業務」と「個人の裁量を活かす業務」を分けることが大切です。

属人化の強みを活かしながら、リスクを減らす方法

• 専門性の高い業務は「エース人材」に任せ、基本業務はチームで対応できる仕組みを作る
• 経験豊富な社員が後任候補の後輩やチームに、ノウハウを共有する仕組みを構築する
• 「業務のブラックボックス化」を防ぐため、最低限の情報共有・マニュアル化を進める

仕組み化は、単に業務を標準化するだけでなく、「どこを残し、どこを共有するか」を適切に判断することも重要です。

4. 最小の手間で始める！仕組み化の3ステップ

属人化を解消し、業務をスムーズに回すためには、「小さく始めて、継続すること」が重要です。

ここでは、中小企業でも最小限の時間と労力で実践できる3つのステップを紹介します。

(1) 5分でできる！業務の洗い出しと優先順位付け

まずは、属人化している業務を明確にし、改善の優先順位をつけましょう。

✅ メモ用紙やエクセルに、現状の業務を書き出す（例：経理、営業、総務など）

✅ 各業務について、「担当者は1人だけか？」「他の人でも対応できるか？」をチェック

✅ 1人しかできない業務に印をつけ、影響が大きい業務から対策を進める

(2) 15分でできる！マニュアル作成の第一歩

「マニュアル作りは大変そう」と思うかもしれませんが、最初は完璧でなくてもOK！

✅ ステップ1:

属人化リスクが高い業務について、「作業手順を3ステップで書く」

例：請求書処理
①請求書を受け取る → ②金額と内容を確認 → ③振込手続きを行う

✅ ステップ2:

箇条書きで簡単にメモし、Googleドキュメントやメモアプリに保存

✅ ステップ3:

別の社員に「この手順でできるか？」を試してもらい、フィードバックをもらう

このように、業務の標準化は一気に進めるのではなく、継続的に改善することが大切です。

(3) たった1つのフォルダを作るだけで情報共有を効率化

次は、業務マニュアルや手順をチームで共有し、誰でもアクセスできる環境を作りましょう。

✅ GoogleドライブやDropboxなどに「業務マニュアル」フォルダを作成

✅ 作成したメモや簡易マニュアルをそこに保存し、チームと共有

✅ フォルダ名やファイル名は統一し、「検索しやすくする」

これだけでも、業務の属人化を防ぐ重要な一歩になります。

5. よくある悩みに答えます！仕組み化Q&A

仕組み化を進める際に、多くの企業が直面する疑問や課題について解説します。

Q1: 仕組み化を進めたいが、社員が協力してくれない

• 仕組み化には時間がかかるため、社員の理解と協力が不可欠です。

Q2: 仕組み化すると、社員の創意工夫が失われるのでは？

• 仕組み化は「業務を型にはめるもの」と誤解されがちですが、むしろ社員の創意工夫を促進する効果があります。

Q3: マニュアルを作っても、誰も活用してくれない

• マニュアルを作っても、実際に活用されなければ意味がありません。

Q4: 仕組み化を進める時間がない

• 日々の業務が忙しく、仕組み化の時間を確保できない場合は、少しずつ進めることが大切です。

Q5: 業務のデジタル化と仕組み化は同じこと？

• デジタル化は仕組み化の一部であり、必ずしもイコールではありません。

6. まずは無料診断で「あなたの会社の属人化リスク」を把握しよう

中小企業にとって、仕組み化は「やるべき」とわかっていても、どこから手をつければいいのか分からないものです。

「自社のどの業務が属人化しているのか？」を把握し、すぐに実践できる解決策を得るために、是非当社の無料診断を活用してください！

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