052-825-3341
はじめに
経理・労務・総務などのバックオフィス担当者は、日々のルーティン業務に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けないと感じることが多いのではないでしょうか？
給与計算、請求書処理、経費精算、書類管理など、業務の大半が繰り返しの作業であり、時間を圧迫します。しかし、適切な方法を取り入れることで、これらの負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を確保することが可能です。
本記事では、バックオフィスのルーティン業務から解放されるための方法を解説します。
1. 現在の業務を棚卸しして、ムダを可視化する
まずは日々の業務をリストアップし、何にどれくらいの時間を使っているのかを把握することが重要です。
業務棚卸しのステップ
１．すべての業務をリストアップ（例：請求書発行、振込作業、勤怠管理など）
２．各業務にかかる時間を記録（例：請求書発行 30分／日）
３．業務を以下の4種類に分類
・ すべき業務（事業運営上不可欠な作業）
・ した方が良い業務（業務品質向上や生産性向上に貢献する作業）
・ しない方が良い業務（やらなくても大きな影響がない作業）
・ すべきでない業務（ムダな作業や、重複している作業）
この分類を行うことで、不要な業務を明確にし、削減すべき作業と着手する優先順位が見えてきます。
不要な業務を削減する方法
１．シンプルにやめる（削減する）
・ 単純にやめる（不要と判断した作業を完全に排除）
・ 違う種類の作業をまとめる（関連業務を統合し、手間を減らす）
・ 作業する回数を減らす（週次・月次に変更し頻度を調整）
２．機械にさせる（ツールやシステムの活用）
３．人にさせる（セルフサービス・アウトソーシング）
◆ 業務を可視化することで生まれる副次的なメリット
業務のムダを見直すプロセスは、単なる削減だけではなく、社員の意識改革にもつながるという大きなメリットがあります。
「なぜこの業務を続けているのか？」という視点を持つことで、より効果的な業務改善の文化が生まれます。
◆ 定期的な業務見直しの重要性
業務の棚卸しは一度きりではなく、定期的に実施することが重要です。
企業の成長や環境の変化に伴い、以前は必要だった業務が不要になることもあります。
毎年の決算時期や期初など、業務の見直しをルーチン化することで、常に最適な業務フローを維持できます。
2. 業務を標準化し、仕組みを作る（やり方を決める）
業務を単純化したら、次は標準化を徹底し、誰がやっても同じ品質で業務が進められる仕組みを作ることが重要です。
標準化のポイント
・ マニュアルを作成する（業務手順を明文化することで属人化を防ぐ）
・ チェックリストを導入する（作業の漏れを防ぎ、確認時間を短縮）
・ 定型フォーマットを活用する（エクセルやクラウドツールを活用し、手作業を減らす）
・ 作業フローを統一する（手順のバラつきをなくし、誰でも同じ方法で作業できるようにする）
標準化を行うことで、ミスが減り、業務の属人化が防がれます。
◆ 標準化を推進する際の落とし穴
標準化を進める際には、「柔軟性を失わない」ことも重要です。
完全なマニュアル化がかえって業務の硬直化を招き、状況の変化に対応できなくなることもあります。
標準化はあくまでも効率化の手段であり、定期的に見直すことで最適なバランスを保つことが重要です。
3. ツールを活用して自動化を進める
手作業の多い業務は、自動化ツールを活用することで時間を大幅に短縮できます。
導入すべきツールの選び方
自動化ツールは多岐にわたりますが、導入する際には以下の基準で選定すると失敗しにくくなります。
・ 現場の業務に合っているか（カスタマイズの自由度）
・ 他システムとの連携ができるか（データの一元管理）
・ コストに見合った効果があるか（費用対効果の検証）
これらの観点を踏まえ、自社のニーズに最適なツールを選定しましょう。
おすすめのツール例
| 業務 | ツール例 | 効果 |
|---|---|---|
| 経理 | freee、マネーフォワード | 会計処理の自動化、仕訳の効率化 |
| 勤怠管理 | KING OF TIME、ジョブカン | 勤怠集計の手間を削減 |
| 請求書発行 | Misoca、MakeLeaps | 請求書の作成・送付を自動化 |
| 経費精算 | SmartExpense、Staple | 領収書管理をペーパーレス化 |
◆ ツール導入時に気をつけるべき点
新しいツールを導入する際、社員の理解を得ることが最も重要です。
使いこなせなければ意味がないため、トレーニングの実施やスムーズな移行計画を立てることが成功のカギとなります。
4. ルーティン業務は外注し、本業に集中する
企業規模が小さい場合、バックオフィス業務に割くリソースが限られています。
業務を整理し、ルーティン業務を外注することで、経営者や担当者が本来の業務に集中できる環境を作ることも有効な手段です。
アウトソーシングの成功ポイント
・ 部分的な業務から試験導入し、スムーズな移行を図る
・ 委託先の業務品質を定期的にチェックし、改善点を共有する
適切なアウトソーシングを活用することで、企業全体の生産性向上につながります。
まとめ：時間を生み出し、より価値のある仕事へ
バックオフィス業務の負担を減らし、より重要な業務に時間を割くためには、以下の4つのステップが有効です。
１．業務を棚卸しして、ムダを可視化する
２．業務を標準化し、仕組みを作る（やり方を決める）
３．ツールを活用して自動化を進める
４．ルーティン業務を外注し、本業に集中する
当社では、経理・労務・総務などのバックオフィス業務の効率化を支援し、企業が本業に専念できる環境整備を支援しています。
単なる業務代行ではなく、貴社の業務フローに合わせた最適な仕組みを構築し、業務改善をサポートします。
当社に依頼するメリット
✅ 経験豊富な専門チームによるサポート
経理・労務の実務経験豊富な専門家が的確な業務改善策を提案。
✅ 柔軟な業務設計
貴社の業務状況に合わせた最適な運用方法を構築。
✅ ツール導入支援
最新のクラウドツールを活用し、業務を自動化・効率化。
✅ コスト削減と業務品質向上
無駄な作業を削減し、経営方針の実行力向上を支援。
バックオフィスの効率化に関するご相談は、ぜひ当社までお問い合わせください！
📩 無料相談はこちら → お問い合わせフォーム
info@selfie.co.jp